初次办理上海房地产经纪备案需要准备以下材料：

1. 《上海市房地产经纪人员备案登记表》
2. 房地产经纪人员职业资格证书或者学历证书复印件
3. 身份证原件及复印件
4. 房地产经纪机构营业执照复印件
5. 机构授权委托书原件。

申请备案的条件是需要提交上述材料，同时申请材料应真实有效，并对申请材料实质内容的真实性负责。

办理流程如下：

1. 房地产经纪机构应登录上海市住房和城乡建设管理委员会网站（http://www.shms.gov.cn/）网上办事大厅，在线填写申请表格，并下载签章软件完成电子签章。
2. 将加盖电子签章的申请表格、材料递交至上海市住房和城乡建设管理委员会（中山东一路15号）办理。
3. 市住房城乡建设委在收到申请后，对材料进行审核，符合条件的，颁发《上海市房地产经纪人员备案证明》。

请注意，以上信息仅供参考，具体流程和所需材料可能因为实际情况而略有不同。建议在办理前咨询相关部门或专业人士。