在上海办理房地产经纪机构备案，需要按照以下步骤进行：

1. 申请备案：向上海市住房和城乡建设管理委员会行政服务大厅房地产经纪机构备案窗口提交备案申请表。
2. 提交材料：包括营业执照、机构章程、管理制度、从业人员信息等文件。
3. 缴纳相关费用：备案时需要缴纳相关费用，包括备案费、业务费等。
4. 审核材料：提交材料后，窗口工作人员会对材料进行审核，确保材料齐全。
5. 完成备案：如果材料审核通过，窗口会出具准予备案的通知，并可以通过窗口或电话咨询领取方式。

此外，为确保顺利备案，需要注意以下关键点：

1. 机构及从业人员不得为无资质或未取得相应资质的企业和个人。
2. 应在规定的时间内提交申请和备案材料。
3. 办理地点和联系方式应与首次备案一致。

具体的流程和材料可能因实际情况而异，如果有疑问，可以咨询相关部门获取更准确的指导。