首先，我们需要准备的是身份证明材料。根据上海市住房和城乡建设管理委员会的规定，申请人需要提供身份证正反面复印件。此外，如果申请人为企事业单位法人代表，还需提供企事业单位营业执照副本复印件。这些材料必须清晰、完整地呈现申请人的身份信息，以确保备案的准确性和合法性。

其次，我们需要提供与商务活动相关的材料。这些材料包括经营计划书、营业场所租赁合同或购买合同及相关证明、机构章程、高层管理人员聘任合同等。这些材料能够反映申请人房地产经纪机构的运营情况和规模，并为备案部门提供必要的参考依据。

另外，对于合格的房地产经纪机构，备案部门还要求提供专业资质证明材料。这些材料包括经纪业务人员持证上岗名册、从业人员持证上岗名册、执业证书等。这些证书和名册是备案部门评估申请人专业素质和从业能力的重要依据，也是保障购房人利益的重要环节。

此外，为了满足备案部门的要求和加强对购房人权益的保护，申请人还需提供信用和资信材料。这些材料包括组织机构信用代码证、纳税人识别号、银行账户许可证或银行开户许可证等。这些材料能够确保申请人在商务活动中的合规性和规范性，为备案部门提供一定的安全保障。

后，值得注意的是，备案申请材料的准备是一项复杂的过程，可能涉及到不同部门之间的沟通和协调。为了确保备案手续的顺利进行，我们建议申请人在准备材料之前咨询专业的经纪机构备案咨询机构，以确保材料准备的完整性和合法性，避免因为遗漏或错误的材料而延误备案。

总结起来，新办上海房地产经纪机构备案需要准备的新证材料包括身份证明、商务活动相关材料、专业资质证明和信用资信材料。备案准备过程较为复杂，建议申请人在准备之前咨询专业机构以确保备案手续的顺利进行。