上海房地产经纪机构备案规范办理的资料和步骤如下：

一、办理资料：

1. 《上海市房地产经纪机构备案证明申请表》。
2. 机构营业执照、法人身份证明、经办人身份证明。
3. 3名及以上房地产经纪人证书复印件。
4. 办公场所证明。
5. 管理制度文本。
6. 其他必要的证明材料。

二、办理步骤：

1. 机构先核名，获取《企业名称自主申报》系统账号，并填写核名信息提交，核名通过后打印《企业名称预先核准告知书》。
2. 打印《上海市房地产经纪机构备案信息表》并填写业务开展情况及管理情况等信息，同时准备上述所需材料。
3. 到上海市房地产经纪协会（威海路755号港汇中心一楼）办理备案手续，领取《上海市房地产经纪机构备案证明》。在提交材料时还需注意查验窗口是否收取所需材料。
4. 如相关材料经查验或复审不合格，会当场告知需补正材料，并缴纳相关费用。

以上内容仅供参考，办理前建议咨询相关部门，确保准备最合适的资料。