上海房地产经纪备案申请的必备条件和材料如下：

申请必备条件：

1. 具有完全民事行为能力。
2. 有合法稳定的收入。
3. 符合该机构对员工的相关要求。

申请必备材料：

1. 有效身份证明原件及复印件。

2. 与机构签订的劳动合同原件及复印件。

3. 房产经纪人备案表及信息录入表（由所在机构审核后加盖机构公章)。
4. 近期1寸正面免冠彩色照片一张。
5. 相关专业学历证明。
6. 相关培训证明。

办理流程：

1. 申请人向市房地产经纪机构提出书面申请。
2. 填写《上海市房地产经纪人员备案登记表》并提交有关材料。
3. 提交申请材料进行审核。
4. 市房地产交易中心予以备案登记，并向社会公示。

注意事项：

1. 提交的申请材料必须真实有效，如有虚假，将承担相应的法律责任。
2. 需要遵循机构的内部管理规定，不得私自签订房地产经纪合同或从事房地产经纪业务。
3. 需要保持职业操守，不得损害客户的合法权益。

如有需要，建议咨询专业的律师或机构，以获取最准确的答案。